Die digitale Einreichung macht den Prozess bürgernäher, spart Zeit und reduziert Rückfragen sowie Postwege. Die Online-Erklärung zum Elternbeitrag findet sich unter https://rkn.nrw/4f im Internet.
Für die Berechnung des monatlichen Elternbeitrags benötigt das Jugendamt unter anderem Angaben zum Einkommen und zur Anzahl der Kinder. Die Beitragshöhe ist sozial gestaffelt und richtet sich nach dem Einkommen der Eltern, dem Alter des Kindes sowie der vertraglich vereinbarten Betreuungszeit. Bisher erfolgte die Festsetzung des Elternbeitrags mithilfe einer schriftlichen Erklärung auf Papier. Das führte häufig zu längeren Bearbeitungswegen und vermehrten telefonischen Rückfragen.
Nachdem ein Betreuungsplatz für ein Kind zugesagt wurde, muss für die Festsetzung des Elternbeitrags das Einkommen ermittelt werden. Dazu werden eine verbindliche Erklärung und Einkommensnachweise über einen Online-Antragsassistenten eingereicht. Hierzu erhalten die Eltern vom Jugendamt einen entsprechenden Link sowie einen QR-Code, damit die Erklärung und die Nachweise per Smartphone, Tablet oder Computer übermittelt werden können – ohne Registrierung.
Unterlagen zu Einkommensänderungen oder zu jährlichen Überprüfungen können zukünftig auch über das Online-Formular eingereicht werden.
Der digitale Formularassistent passt sich automatisch dem genutzten Gerät an und führt Schritt für Schritt durch die Erklärung. Der Gang zum Amt entfällt ebenso wie das Porto. „Mit der Online-Erklärung machen wir den Ablauf für Eltern einfacher und vermeiden unnötige Wege und Wartezeiten“, betont Marion Klein, Leiterin des Jugendamtes.
Der digitale Service senkt außerdem Hürden für Menschen mit Behinderungen, zum Beispiel bei Sehbeeinträchtigungen oder für blinde Menschen, die Screenreader nutzen. Auch für die Verwaltung bringt die Umstellung Vorteile: Eingehende Unterlagen können direkt in der elektronischen Akte abgelegt und weiterverarbeitet werden. Künftig entfallen rund 3.600 Erklärungsvordrucke pro Jahr, wodurch sich der Papierverbrauch spürbar reduziert.
Bei der Entwicklung hat das Jugendamt Wünsche und Anregungen der Antragstellerinnen und Antragsteller aufgenommen und in den Formularassistenten einfließen lassen. Marion Klein weist darauf hin, dass das Angebot nicht beim bisherigen Stand bleiben soll: Der Formularassistent soll jährlich weiterentwickelt und an aktuelle Anforderungen angepasst werden. „Wir entwickeln den Formularassistenten Schritt für Schritt weiter – Rückmeldungen aus der Praxis helfen uns dabei sehr“, erläutert Klein und bedankt sich bei ihrem Team, das die Lösung zusätzlich zur laufenden Sachbearbeitung mit erarbeitet hat.
Der digitale Formulardienst wurde gemeinsam vom Jugendamt, der ITK Rheinland und der Stabsstelle Digitalisierung des Rhein-Kreises Neuss entwickelt. Damit treibt der Kreis die Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung weiter voran und setzt auf eine sichere und zukunftsfähige Lösung, die die Bearbeitung effizient unterstützt und den Service für Familien verbessert.
