Der Vergleich – Urlaubsanträge klassisch oder digital verwalten
Der klassische Weg, einen Antrag für einen Urlaub zu stellen, ist in Papierform. Viele Jahrzehnte war dies der übliche Prozess in Unternehmen. Auf einem Vordruck wurde der gewünschte Zeitraum eingetragen und in der Regel noch eine Vertretung für die Urlaubszeit als Bestätigung eingeholt. Danach musste der Urlaubsantrag im Personalbüro abgegeben werden.
Auch wenn bis dahin bereits ein wenig Aufwand in dem Urlaubsantrag steckt, sind die weiteren Prozesse, die nun folgen, nochmals arbeitsintensiver. Zunächst prüft das Personalbüro, ob während dieser Zeit ein Urlaub möglich ist oder eventuell bereits zu viele Anträge genehmigt sind. Dann zeichnet ein oder eventuell auch ein zweiter Verantwortlicher den Urlaubsantrag ab. Zusätzlich erfolgt eine Prüfung, ob ausreichend Urlaubsanspruch vorhanden ist. Die gesetzlichen Regeln zum Anspruch auf Urlaub sind enorm komplex, sodass hier potenzielle Fehlerquellen liegen. Weiterhin muss der Urlaub in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden, denn Urlaubstage beeinflussen die Höhe des Gehalts. Schlussendlich muss noch eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter mit dem Urlaubsantrag erfolgen, ob der Wunsch bestätigt oder abgelehnt ist.
Software für die Urlaubsplanung automatisiert die meisten Aufgaben
Mit einer digitalen Lösung sind diese Prozesse schneller und laufen größtenteils automatisiert ab. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag mit einer App erstellen. Das gelingt mit einem aktuellen Smartphone problemlos und von jedem Ort aus. Eine solche App für die Urlaubsverwaltung ist beispielsweise Teil der Lösung von Factorial.
Der digitale Urlaubsantrag geht dann automatisch bei den Personen ein, die diese bewilligen und den Mitarbeiter während der Zeit vertreten. Die Bestätigung gelingt dann ebenfalls digital über das eigene Dashboard. Die Nachricht über einen Urlaubsantrag geht sowohl in der Software auf dem Desktop als auch in der eigenen App am Smartphone ein. Somit muss die Person, die den Urlaub bewilligt, selbst aktuell nicht im Büro sein, um den Prozess durchzuwinken. Derjenige, der den Urlaub beantragt hat, sieht sofort nach der Bestätigung, dass sein Antrag bewilligt wurde. Zusätzlich ist ein Kalender vorhanden, der eine aktuelle Übersicht über alle Urlaubsphasen bietet.
Digitalisierung von administrativen Prozessen – was gibt es dabei zu berücksichtigen?
Bei administrativen Prozessen in der Personalverwaltung steht vor allen Dingen der Datenschutz am Arbeitsplatz im Fokus. Die Rahmenbedingungen gibt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung vor. Vor allem personenbezogene und private Informationen unterliegen strengen Regeln. Dies gilt zwar ebenso für Informationen, die in Papierform festgehalten sind, aber der Schutz von digitalen Daten erfordert nochmals besondere Maßnahmen.
In diesem Zusammenhang sind Apps, Anwendungen und Cloud-Plattformen zu nennen, auf denen moderne digitale Lösungen basieren. Unternehmen sollten sich zum einen für Anbieter entscheiden, die ihren Sitz in der Europäischen Union haben und Cloud-Server innerhalb der EU betreiben. Damit sind die Vorgaben der DSGVO direkt erfüllt, denn diese Betreiber sind ebenfalls automatisch an diese Vorgaben gebunden. Zum anderen ist es wichtig, die Zugriffsberechtigungen für die gespeicherten Daten entsprechend so einzurichten, dass nur befugte Personen Zugang zu diesen haben.
Sind diese Rahmenbedingungen berücksichtigt, steht der Digitalisierung von administrativen Prozessen, wie mit Apps und Plattformen für die Urlaubsplanung, nichts mehr im Wege.
